​De stad Oudenaarde respecteert jouw privacy

De stad Oudenaarde vindt de bescherming van jouw privacy en jouw persoonsgegevens erg belangrijk.
We volgen hiervoor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd. Met deze privacyverklaring willen we je uitleggen hoe we met jouw gegevens omgaan.

 

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is iedere informatie betreffende een persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks geïdentificeerd kan worden.

 

Wat is de Algemene Verordening Gegevensbescherming?

De 'AVG' is gebaseerd op de Europese privacywegeving. Sinds 25 mei 2018 is de  Europese privacywet van kracht. In de media gebruikt  men vaak de Engelstalige benaming: General Data Protection Regulation of kortweg GDPR. In het Nederlands is dat Algemene Verordening Gegevensbescherming,  afgekort AVG.
Deze wet bepaalt hoe personen en diensten met persoonsgegevens moeten omgaan en zorgt voor nog meer transparantie en controle over uw gegevens.

 

Wat verstaan we onder gegevensverwerking?

Met "gegevensverwerking" wordt bedoeld: elke mogelijke bewerking die op deze persoonsgegevens wordt uitgevoerd, zoals verzamelen, gebruiken, beheren of meedelen.

 

Wie heeft er toegang tot jouw persoonsgegevens?

De Stad Oudenaarde is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor.  In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker van de Stad Oudenaarde zomaar toegang heeft tot uw gegevens. Jouw persoonsgegevens komen enkel bij de diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor de uitvoering van hun opdracht.

Voor de verwerking van persoonsgegevens werken we samen met IT-partners. Deze zorgen samen met onze ICT-afdeling voor de informaticatoepassingen van de Stad Oudenaarde en ondersteunen ons  als 'verwerker'’ bij het verwerken van persoonsgegevens. Met al die verwerkers maken we strikte afspraken, om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge standaarden met betrekking tot gegevensbescherming  gebruiken.

De Stad Oudenaarde is niet altijd de enige ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij gedeelde projecten met andere organisaties. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens door te sturen naar andere overheden, zoals bijvoorbeeld  de Vlaamse of de Federale overheid.

 

Juridische basis om 'rechtmatig' persoonsgegevens te verwerken.

De Stad Oudenaarde gebruikt persoonsgegevens enkel voor doelen waarvoor we een duidelijke juridische basis hebben, ook wel de 'rechtmatigheid' genoemd.

 Onze 4 belangrijkste juridische basissen zijn:

  • Je geeft ons toestemming om jouw persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We zullen je hierbij goed informeren over wat die toestemming betekent, hoe je die toestemming eenvoudig weer kunt intrekken, hoelang we de gegevens zullen bewaren en, indien van toepassing, met wie we de gegevens zullen delen.
    Een voorbeeld: je geeft ons toestemming om persoonsgegevens te gebruiken als je je inschrijft voor een nieuwsbrief. Wij vragen hiervoor de strikt noodzakelijke gegevens die wij enkel gebruiken voor het versturen van de nieuwsbrief.
     
  • We verwerken jouw persoonsgegevens, omdat je een overeenkomst hebt aangegaan met de Stad Oudenaarde.
    Een voorbeeld: je doet een beroep op de diensten van één van de woonzorgcentra van het OCMW Oudenaarde. Dan sluit je daarvoor vooraf een overeenkomst. Daarin staat onder andere ook waarvoor we jouw persoonsgegevens zullen gebruiken tijdens je verblijf in het woonzorgcentrum.
     
  • We verwerken jouw persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting of opdracht uit Europese wetgeving, Federale wetten of Vlaamse decreten en hun bijbehorende uitvoeringsbesluiten. En daarnaast is de AVG zelf soms ook de juridische basis, bijvoorbeeld voor statistisch of wetenschappelijk onderzoek en voor archivering in het algemeen belang.
    Een voorbeeld: de Dienst Burgerzaken van de Stad is verplicht om gegevens van iedere inwoner van Oudenaarde op te nemen in het bevolkingsregister.
     
  • We gebruiken jouw gegevens om een taak van algemeen belang te vervullen of om een opdracht van openbaar gezag uit te voeren. 
    Een voorbeeld: het OCMW kent jaarlijks een verwarmingspremie toe aan mensen met een leefloon, een equivalent leefloon of met een inkomensgarantie voor ouderen (IGO) Ook cliënten die recht maken op een tegemoetkoming in de huishuur van het OCMW komen in aanmerking.

In bijzondere gevallen kunnen we persoonsgegevens ook verwerken om inwoners te beschermen. We doen dat wel alleen in hoogst uitzonderlijke levensbedreigende noodsituaties of rampen.

 

Welke rechten heb je?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming zorgt er ook voor dat je een aantal rechten krijgt bij de verwerking van persoonsgegevens.

Recht op inzage en gegevensoverdraagbaarheid: je hebt het inzagerecht voor jouw persoonsgegevens en de doelen waarvoor we ze verwerken. Daarvoor vragen we wel een bewijs van jouw identiteit, zodat we zeker zijn dat we je persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen.

Recht op verbetering: merk je dat de Stad Oudenaarde foute of onvolledige persoonsgegevens over u heeft? Je hebt altijd het recht om ze te laten verbeteren.

Recht om ‘vergeten’ te worden: In een aantal gevallen hebt u het recht om uw gegevens te laten wissen. Dat kan bijvoorbeeld:

  • als we de persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten
  • als we je toestemming nodig hebben om ze te verwerken en je beslist om jouw toestemming in te trekken
  • als je gerechtvaardigd bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
  • als we wettelijk verplicht worden om jouw gegevens te verwijderen

Opgelet. Vaak zijn we verplicht om uwdegegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan de wens om vergeten te worden. Je kan bijvoorbeeld niet geschrapt worden uit het bevolkingsregister.

Het recht op beperking van de verwerking, het recht op bezwaar en het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

U hebt het recht om de verwerking te beperken:

  • als je de juistheid van jouw persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van de gegevens na te gaan
  • als we jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je die wel nog nodig hebt voor een gerechtelijke procedure
  • als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten

Je hebt het recht om bezwaar te maken als we jouw persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang of onze opdrachten van openbaar gezag. Als jouw belangen, rechten en vrijheden zwaarder doorwegen dan de gerechtvaardigde gronden van de Stad Oudenaarde, zullen we stoppen met de verwerking van de persoonsgegevens.

De overheid bepaalt vaak zuiver op basis van een aantal kenmerken of je in aanmerking komt voor een iets (zoals een studiebeurs). Je hebt het recht om daar een menselijke tussenkomt in te vragen als dat voor jou grote gevolgen kan hebben, behalve:

  • als we jouw persoonsgegevens op die manier moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met je gesloten hebben
  • als dat wettelijk is toegelaten en jouw rechten en vrijheden daarbij beschermd worden
  • als je ons uitdrukkelijk toestemming verleent

 

Hoe kan je die rechten uitoefenen?

Je kan onze functionaris voor gegevensbescherming contacteren via onderstaande gegevens:

Stad Oudenaarde
t.a.v. functionaris voor gegevensbescherming
Meerspoort        30
9700   Oudenaarde
e-mail : fvg@ocmwoudenaarde.be

We bezorgen je zo snel mogelijk een antwoord: uiterlijk 30 dagen nadat we het verzoek en het bewijs van je identiteit ontvangen hebben. Gebruik maken van jouw rechten is gratis.
Indien de vraag echter buitensporig is of als je herhaaldelijk dezelfde vraag stelt, kan de Stad Oudenaarde toch een vergoeding vragen of het verzoek weigeren.

 

Vragen, opmerkingen of klachten?

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over jouw privacy? Neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming (zie contactgegevens hierboven).

Je hebt natuurlijk ook altijd het recht om klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit (opvolger van de privacycommissie).