Alles over de optimalisatie van het Beweeg- en sportplatform

Optimalisatie van participatie in het sport- en beweegbeleid van Oudenaarde

Context

Naar een sterker participatiemodel voor sport en beweging in Oudenaarde

Met de start van de nieuwe legislatuur willen we het participatiemodel van ons sport- en beweegbeleid versterken. Momenteel organiseren hebben we het Beweeg- en Sportplatform. Binnen het beweeg- & sportplatform organiseren we verschillende bijeenkomsten per jaar, waar we alle aanwezigen informeren over bepaalde topics en ons laten adviseren door de aanwezigen over verscheidene beleidszaken. Bovendien bestaat het Beweeg- en sportplatform ook uit een kernraad. Deze kernraad bestaat uit een selecte groep mensen die een mandaat van 6 jaar uitoefenen. Deze personen zijn verkozen door de sportclubs. De kernraad kan adviseren over reglementen ed. Tevens informeren wij de kernraad over het continue sport- en beweegbeleid. Tot op heden is het onduidelijk in hoeverre deze informatie ook wordt gedeeld met de brede bevolking in Oudenaarde die affiniteit heeft met het sport- en beweegbeleid.

Tijdens de 7de editie van het Beweeg- en Sportplatform op 4 december gingen we in gesprek met de aanwezigen over de bestaande participatievorm. We toetsten onze aanpak aan theorieën en best practices en legden een optimalisatievoorstel voor. Op basis van de ontvangen feedback hebben we dit voorstel verder verfijnd.

De volgende stap: interactieve workshop op 13 maart
Om de participatie verder te verdiepen, organiseerden we op 13 maart een interactieve workshop in samenwerking met het expertenbureau Levuur. Doel is om samen met betrokkenen een sterkere wisselwerking tussen bevolking en beleid op te zetten. We willen niet alleen informeren, maar ook actief luisteren, samenwerken en netwerken.

Aanpak workshop optimalisatie BESP

1. Informeren
We startten de workshop met een duidelijke uitleg over het huidige participatiemodel en de uitdagingen ervan. Momenteel verloopt de beleidsvorming voornamelijk via bijeenkomsten waar aanwezigen advies geven en geïnformeerd worden over specifieke thema’s. Dit zorgt echter voor momentopnames, zonder structurele terugkoppeling naar de bredere bevolking. Daarnaast is er een kernraad, maar deze communiceert enkel intern en brengt geen representatieve input vanuit de bevolking aan.

In ons voorstel introduceerden we een nieuw organogram waarin de bevolking – iedereen met interesse in sport en beweging – een centrale rol speelt. We verdeelden deze groep in vijf categorieën:

Scholen
Ongebonden sporters
Sportclubs
Sportevenementen
Privé-instanties (commerciële organisaties)

Deze categorieën vormen de ‘sportploegen’ binnen ons model. Tevens was iedere ‘sportploeg’ vertegenwoordigd op de workshop.

2. Begrijpen
Om de wisselwerking tussen bevolking en beleid te verbeteren, stellen we voor dat elke sportploeg één of meerdere ‘kapiteins’ afvaardigt. Deze kapiteins staan in direct contact met de sportdienst en zorgen ervoor dat de noden en ideeën van hun achterban systematisch doorstromen naar het beleid en omgekeerd. Zo kunnen we sneller en effectiever inspelen op wat er leeft binnen de sportgemeenschap.

Tijdens de workshop vroegen we de deelnemers of er nog andere uitdagingen waren die niet in ons voorstel werden opgenomen en bespraken we hoe de voorgestelde structuur hierop een antwoord kan bieden.

3. Actief betrekken
We verdeelden de deelnemers in vier groepen om het voorstel verder te optimaliseren. Twee groepen focusten op de rol en verantwoordelijkheden van de ‘kapiteins’, terwijl de andere twee groepen het concept van de ‘sportploegen’ verder uitwerkten. Samen bepaalden we hoe we deze structuur in de praktijk kunnen brengen en hoe we dit samen kunnen realiseren.

4. Netwerken
Tot slot sloten we de workshop af met een informeel netwerkmoment. Dit gaf de deelnemers de kans om verder in gesprek te gaan, ervaringen te delen en nieuwe samenwerkingen te verkennen.

Met deze vernieuwde aanpak streven we naar een participatiemodel waarin inwoners niet alleen geïnformeerd worden, maar ook een actieve en structurele stem krijgen in het sport- en beweegbeleid van Oudenaarde.

Framework-analyse op basis van de input

Deze framework-analyse bundelt de input uit de workshop en geeft een gestructureerd overzicht van de besproken ideeën en voorstellen. De inzichten zijn geordend aan de hand van de twee centrale thema’s: de sportploegen en de kapiteins.
Binnen elk thema onderscheiden we de vier actieniveaus: wat kan ik doen?, wat kunnen we samen doen?, wat kan de gemeente doen?, wat kunnen de verenigingen doen?. Dit helpt om helder weer te geven welke rol verschillende betrokkenen kunnen hebben in het participatiemodel
Dit overzicht vormt een samenvatting van de gedeelde perspectieven en dient als basis voor een verdere uitwerking van het model.

Samenvatting

Sportploegen moeten vooral proactief intern en extern communiceren, problemen oplossen, kansen benutten en noden communiceren. Ze kunnen zelf bijdragen door een goede communicatie en samenwerking binnen de teams.
- Ze kunnen samenkomen in (al dan niet) informele settings om problemen en kansen te bespreken, met het beleid als actieve deelnemer.
- De gemeente kan hen ondersteunen door een platform en/of bijeenkomsten te faciliteren om noden en kansen in kaart te brengen en een verbindende rol te spelen tussen de ‘sportploegen’. Tevens is transparant en inzichtelijk converseren met de ‘sportploegen’ belangrijk.
- Verenigingen kunnen hen ondersteunen door vrijwilligers in te zetten, als spreekbuis te fungeren en informele netwerkmogelijkheden te creëren.
Kapiteins hebben de rol van communicator en verbindingspersoon, waarbij ze zorgen voor de uitwisseling van ideeën en problemen van de sportploegen naar het beleid, waarbij we de werklast zo minimaal mogelijk houden.
- Wat ze kunnen doen, is vooral het luisteren naar de teams, de noden verzamelen en goede communicatie bevorderen.
- Samen kunnen ze een platform creëren voor communicatie, waarbij ze grensoverschrijdend samenwerken en bij onopgeloste kwesties het beleid inschakelen.
- De gemeente biedt structuur, ontlast administratief, en zorgt voor transparante communicatie over het proces en de resultaten.
- Verenigingen kunnen hen helpen door samen te werken, open te staan voor elkaar en elkaar te ondersteunen in de uitvoering van taken.

Vervolg

Dankzij alle waardevolle input uit de workshop zetten we nu de volgende stap: het opzetten van een pilootproject. Op basis van de inzichten die we hebben verzameld, gaan we concreet aan de slag om een eerste testproject te ontwikkelen. Dit project zullen we in de praktijk brengen en evalueren om te ontdekken wat werkt en waar er nog bijsturing nodig is.
Ons doel? Een zo effectief en inclusief mogelijk participatieproces binnen het sport- en beweegbeleid.

We houden jullie op de hoogte over de voortgang en kijken ernaar uit om samen verder te bouwen aan een duurzaam en gedragen initiatief!

Updates kan u steeds hier terugvinden.