Evenementenvergunning

Zodra je aanvraag van een evenement goedgekeurd werd door het college van burgemeester en schepenen, ontvang je (online) een vergunning van de dienst evenementen. Dit is in de meeste gevallen een evenementenvergunning. Voor doortochten (fietstochten, wandelingen,…) is dit een doortochtvergunning.

In deze vergunning staan alle voorwaarden opgenomen die dienen nageleefd te worden. Het is dus van het uiterste belang dat deze volledig en grondig doorgenomen wordt door de organisator. 

Wat staat er allemaal in de evenementenvergunning?

VERGUNNING ZELF

In het kader op de vergunning vind je de algemene info terug: welk evenement vergund wordt, wanneer dit doorgaat en eventueel extra informatie en opmerkingen. Dit kunnen bijkomende voorwaarden zijn die opgelegd worden door bepaalde stads- of veiligheidsdiensten.

BRANDWEERADVIES

Hier krijg je de algemene richtlijnen die de brandweer voor je evenement oplegt, alsook hoe je een plaatsbezoek kan aanvragen. Of je al dan niet een plaatsbezoek dient aan te vragen, staat vermeld in de inleiding van je vergunning (bij “info/opm”). Dit is belangrijk omdat tijdens zo’n plaatsbezoek de brandweerzone waardevol advies geeft over de brandveiligheid van jouw evenement. 

ALGEMENE VEILIGHEID

Hier vind je de samenvatting van de belangrijkste veiligheidsrichtlijnen zoals informatie m.b.t. keuringen, nooduitgangen, blusmiddelen, enz…

GELUID

Indien je in je aanvraag een afwijking op de geluidsnormen aangevraagd hebt, voor het spelen van elektronisch versterkte muziek, ontvang je bij je vergunning een extra bijlage: een geluidsvergunning met daarin de specifieke voorwaarden. Neem deze bijlage zeker grondig door want soms wordt een meet- en/of registratieplicht opgelegd en dien je die info achteraf te bezorgen aan de milieudienst.

EHBO

Bij elk evenement dient een basis aan hulpvoorzieningen aanwezig te zijn, wat je dient te voorzien vind je daarin terug.

VERZEKERING

Naast de verplichting van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid is het belangrijk om je ook hierover goed te informeren.

HERBRUIKBAAR CATERINGMATERIAAL – AFVAL – SANITAIR

Hier vind je meer info over de wetgeving over herbruikbaar cateringmateriaal en hoe je op een correcte manier afval kan (moet) sorteren.

TIJDELIJKE POLITIEVERORDERING 

Als er voor de organisatie van je evenement straten of plein parkeer- of verkeersvrij dienen gemaakt te worden, en je hebt dit in je aanvraag duidelijk omschreven, ontvang je een tijdelijke politieverordening met aangepaste verkeersmaatregelen als bijlage.

Neem deze in detail door en verneem of je zelf de signalisatie dient te plaatsen (klasse A) of dit gebeurt door de technische dienst (klasse B). De technische dienst levert dan steeds het nodige materiaal of borden. Als organisator dien je ook omwonenden tijdig op de hoogte te brengen van de gewijzigde verkeerssituatie.

SECURITY

Indien het bestuur je verplicht om security in te zetten op je evenement, zal je dit lezen "bij info/opm", maar je kan er ook zelf voor kiezen. Onder security vind je daarover meer info en een link naar een aanvraagformulier als je daarvoor beroep wil doen op vrijwilligers. 

SPECIFIEKE LOCATIES

Er zijn een aantal locaties in onze stad waar speciale afspraken voor gelden zoals het evenementenplein op de Markt, park Liedts, Enameplein en de evenementenweide aan de Donk. Naast bepaalde afspraken dient voor deze locaties ook een waarborg voor het gebruik van het openbaar domein betaald te worden. Indien jouw evenement op één van deze locaties doorgaat, of op een ander onverhard terrein, krijg je in bijlage een factuur voor het betalen van deze waarborg mee gestuurd.

Aandachtspunt

Je aangevraagde evenement kan pas doorgaan zodra je van de dienst evenementen een vergunning ontvangen hebt, die pas kan opgemaakt worden na de goedkeuring van het schepencollege. Vooraleer die goedkeuring kan verleend worden moeten verschillende stads- en veiligheidsdiensten advies verlenen, dus reken op een doorlooptijd van (max) 8 weken van aanvraag tot vergunning.

Mogelijke bijlages

• geluidsvergunning
• tijdelijke politieverordening
• publiciteitsvergunning
• factuur voor waarborg inname openbaar domein
• andere zoals bijvoorbeeld afsprakennota voor gebruik evenementenplein, reglement rommelmarkt,…