Vraag je evenement of doortocht aan

Wil je een evenement organiseren?

Wil je een optreden, wandeling, fietstocht, loopevenement, buurtfeest, rommelmarkt,.. of een ander evenement organiseren in onze stad? Fijn! Dan helpen wij je graag verder met de administratieve kant van de zaak:

• Als organisator vul je een online aanvraagformulier in. Wij werken hiervoor met het evenementenloket EagleBe. Afhankelijk van het type evenement dat je wil organiseren, krijg je een opsomming van vragen waar je rekening moet mee houden bij de organisatie.
• Zodra het formulier ingediend en verwerkt is krijg je, na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, van ons de nodige vergunningen en info.

In welke gevallen moet je een aanvraag indienen?

Volgens het algemeen politiereglement van de zone Vlaamse Ardennen is het verboden - tenzij na voorafgaande toelating van het lokaal bestuur - in open lucht activiteiten en evenementen te organiseren. Het maakt geen verschil uit of ze op openbaar of op privaat terrein worden ingericht en of die vrij, op uitnodiging of tegen betaling toegankelijk zijn voor het publiek. Voor evenementen op privaat terrein met minder dan 100 gelijktijdig toegelaten personen is deze voorafgaande toelating niet vereist.

Een evenement dat doorgaat in een tent wordt gezien als een evenement in open lucht.

Zodra je dus een evenement wil organiseren dat aan bovenstaande omschrijving beantwoordt dien je dus een online aanvraag in.

In welke gevallen moet je geen aanvraag indienen?

Als het gaat om een doortocht die je online al eerder hebt ingediend bij E-tool Sport Vlaanderen, dan is het niet nodig om alsnog een online aanvraag te doen bij het evenementenloket EagleBe van stad Oudenaarde. 

Wanneer moet je jouw aanvraag indienen?

Hou er rekening mee dat je aanvraag volgens het algemeen politiereglement van de zone Vlaamse Ardennen minstens 8 weken op voorhand moet ingediend worden.

Uitzondering: aanvragen voor officiële wielerwedstrijden moeten 14 weken op voorhand ingediend worden (KB 28/06/2019), met een afzonderlijke aanvraag voor elke categorie (mannen, vrouwen, junioren). 

Hoe kan je een aanvraag indienen?

• Je gebruikt bij voorkeur Google Chrome
• Ga naar https://app.eaglebe.com/auth/register als je je wil registreren als nieuwe gebruiker. Na het ingeven van je naam, emailadres en een wachtwoord kan je onderaan aanvinken dat je gegevens bewaard worden zodat je een volgende keer nog sneller kan aanmelden. Nadat je op “registreer” geklikt hebt ontvang je een e-mail om je account te bevestigen. Daarna kan je aan de slag!
• Indien je een evenement reeds eerder organiseerde, kan je de aanvraag van een vorige editie ook heel gemakkelijk kopiëren en dan bijwerken en/of aanvullen waar nodig.